Il piano di produzione per eventi è composto dal programma di pre e post produzione e da una timeline dettagliata dell’evento che aiuta tutti gli attori coinvolti nel coordinamento di costruzione, produzione e smantellamento: è fondamentale per evitare problemi, garantendo, al contempo, un corretto svolgimento degli eventi mantenendo informati fornitori e cliente.
Che cos’è un piano di produzione?
Nessun evento complesso e ben organizzato accade per caso. Se sei mai stato coinvolto nella pianificazione di un evento saprai che la fase di pianificazione è fondamentale per garantire che tutto si svolga senza intoppi.
Il production plan ha la massima importanza nel coordinare tutte le persone e i fornitori coinvolti nell’evento.
Comprende il piano lavori pre-evento che coordina i fornitori per la costruzione garantendo che vengano rispettate le leggi, le restrizioni della location e di traffico per carico e scarico, l’allestimento di tutti i fornitori, dal personale di cucina e del catering, i generatori di elettricità, la costruzione di tensostrutture, la realizzazione di palcoscenici e attrezzature ecc. siano organizzati in modo logico.
Il production plan dell’evento include anche una timeline dettagliata dell’evento che delinea i tempi per i discorsi, i momenti chiave tra cui la presentazione di video, i pasti e l’intrattenimento.
Questi documenti diventano fondamentali nel coordinare le troupe audio e video, i lighting designer, il personale della ristorazione, il personale della reception, le hostess, i relatori, gli artisti e altri fornitori che parteciperanno all’evento.
Sia il production plan che la timeline dell’evento diventano documenti utili per event coordinator, event manager e project manager che sono responsabili della gestione della collaborazione tra tutti i fornitori.
Quando creare un piano di produzione
La creazione di un piano di produzione per eventi è responsabilità del project manager dell’agenzia.
In DHS Event Solution i nostri project manager hanno il ruolo importante di coordinare tutti i componenti essenziali e i fornitori coinvolti e garantire che i problemi vengano evitati con una comunicazione, una pianificazione e una trasparenza complete. Lavoriamo direttamente con i nostri clienti per sviluppare un piano di produzione completo e un programma non appena le date e il luogo dell’evento siano confermati.
Un evento aziendale dovrebbe dare ai partecipanti e agli ospiti l’impressione che tutto funzioni come un orologio: questo è il risultato dell’integrazione delle esigenze di ciascun fornitore, delle consegne di tutti i componenti e della sequenza temporale dell’evento in un piano logico, ben pianificato ed eseguito.
Il piano lavori è condiviso con i fornitori e il cliente in modo che tutte le parti coinvolte abbiano un chiaro schema di ciò che sta accadendo e quando: il run-down dell’evento funge da programma principale che delinea specificamente cosa accadrà durante l’evento e crea coesione per garantire che tutti siano sulla stessa pagina.
Perché c’è bisogno di un production plan?
Un evento aziendale coinvolge spesso clienti, dirigenti, distributori o potenziali clienti: è il momento in cui il carattere del marchio di un’azienda si estende a livello personale ed è un modo critico di utilizzare le attività del marchio per aumentare la lealtà e favorire il rapporto con il brand.
Più l’evento è complesso, più diventa essenziale garantire che i fornitori siano ben coordinati per evitare potenziali problemi che potrebbero derivare da un malinteso, limiti di posizione o di spazio e tempo: per funzionare tutto in modo efficiente, i nostri esperti project manager sanno quante ore o giorni sono sufficienti per ciascun fornitore in modo che il piano sia realistico e pratico.
Ci assumiamo la responsabilità di pianificare l’intera produzione, garantire il buy-in da tutti i fornitori e sviluppare un piano di emergenza che risparmi tempo e denaro: questo passaggio critico è di gran lunga una delle competenze più importanti nell’organizzazione di un evento aziendale perfetto ed evitando i rischi connessi con una pianificazione inadeguata.
La produzione tecnica di un evento non è una semplice somma di fattori, è il risultato del know-how e delle competenze nel trasformare un concetto in realtà e nella gestione di ogni componente affinché ciò accada: ecco come DHS Event Solution trasforma in realtà i concetti di eventi dei nostri clienti.
